Ako prebieha certifikácia ISO krok za krokom

Certifikácia ISO má povesť byrokratického strašiaka. V praxi je to však prehľadný proces so 6 krokmi – a keď viete, čo vás v ktorom kroku čaká, zvládnete ho bez stresu a popri bežnej prevádzke. Takto vyzerá u väčšiny našich klientov:

Krok 1: Vstupná konzultácia a analýza (GAP analýza)

Na začiatku si ujasníme, akú normu (alebo kombináciu noriem) potrebujete, dokedy a prečo – či ide o podmienku tendra, požiadavku odberateľa alebo vlastnú iniciatívu. Následne porovnáme súčasný stav vašich procesov s požiadavkami normy. Výstupom je zoznam toho, čo už máte (často je to viac, než čakáte) a čo treba doplniť.

Krok 2: Zavedenie systému a dokumentácia

Pripravíme dokumentáciu šitú na vašu firmu – politiku, ciele, popisy procesov, smernice a záznamy. Dôležitá zásada: dokumentácia sa má prispôsobiť firme, nie firma dokumentácii. Systém, ktorý ľudia reálne používajú, prejde auditom ľahšie než hrubý šanón, ktorý nikto nečítal.

Krok 3: Školenie zamestnancov

Zamestnanci musia vedieť, čo sa ich systém týka: kde nájdu postupy, ako hlásiť nezhody, aké sú ich zodpovednosti. Audítor sa na to bude pýtať priamo ich – nie riaditeľa.

Krok 4: Interný audit a preskúmanie manažmentom

Pred certifikačným auditom si systém sami preveríte interným auditom a vedenie ho formálne zhodnotí (preskúmanie manažmentom). Obe činnosti sú povinnou požiadavkou noriem – bez nich vás certifikačný orgán ani nepustí ďalej. Nájdené nedostatky sa odstránia ešte „v pokoji“, pred ostrým auditom.

Krok 5: Certifikačný audit – 1. a 2. stupeň

• 1. stupeň: audítor preverí dokumentáciu a pripravenosť na audit – či je systém formálne kompletný.
• 2. stupeň: audítor priamo vo firme overuje, či systém funguje v praxi: rozpráva sa so zamestnancami, prechádza záznamy, sleduje procesy. Drobné nezhody nie sú prekážkou – dohodne sa termín ich odstránenia.

Krok 6: Vydanie certifikátu a udržiavanie

Po úspešnom audite získate certifikát s platnosťou 3 roky. Raz ročne prebieha kratší dozorný audit a po troch rokoch recertifikácia. Systém medzitým žije s firmou – aktualizuje sa pri zmenách procesov, legislatívy či revíziách noriem.

Ako dlho to celé trvá?

Malá pripravená firma to zvládne za 3 – 4 týždňov, väčšie organizácie počítajú s 1 – 3 mesiacmi. Najviac času zaberie krok 2 – a práve tam vieme proces najviac urýchliť, pretože dokumentáciu pripravujeme s vami a za vás.

Najčastejšie otázky

Môžem pri audite neuspieť?

Ak je systém zavedený poctivo, prakticky nie. Drobné a aj väčšie nezhody sa riešia nápravnými opatreniami v dohodnutej lehote – audit nie je skúška „prešiel/neprešiel na prvý pokus“, ale overenie funkčnosti systému.

Musí byť audítor u nás osobne?

Certifikačný audit 2. stupňa prebieha spravidla na mieste. Časť činností (dokumentácia, konzultácie) sa dá riešiť online.

Čo máme pripraviť ako prvé?

Nič zložité – stačí kontakt a základné údaje o firme. Všetko ostatné nastavíme spoločne v kroku 1.

Interné odkazy: Naše služby • Školenia • Kontakt